Как правильно оплатить командировку сотруднику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.

Списание командировочных расходов

Все подтверждённые расходы нужно включить в состав затрат. Используется дебет следующих счетов:

• 20, 23, 25 или 26 — когда сотрудник командирован по производственной необходимости;
• 08 — командировка проводилась для приобретения основных средств;
• 44 — поездка потребовалась для реализации продукции;
• 91 — цели поездки не связаны с производством и приобретением ОС.

Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 списание расходов на себестоимость в зависимости от цели поездки;

Дт 70 — Кт 68 начисление НДФЛ, если суммы суточных и проживания превысили установленные лимиты;

Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начисление страховых взносов с сумм превышения лимитов.

Если работодатель — плательщик НДС, и в документах к авансовому отчёту присутствует этот налог:

• Дт 60 (76) — Кт 71 получен товар (услуга) через сотрудника;
• Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 отражены расходы по командировке;
• Дт 19 — Кт 76 учтён входящий НДС;
• Дт 68 — Кт 19 входящий НДС приняли к вычету.

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Пример расчета.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

1000 × 3 = 3000 рублей.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Размер выплат за командировку за границу

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые выпадают на период командировки.
• Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
• Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Размер и нормы суточных

Суточные — это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Их выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.

Компания самостоятельно определяет размер суточных и может установить разные суммы разным категориям сотрудников. При заграничных поездках размер суточных может зависеть от страны, в которую направлен сотрудник. Но все это обязательно нужно зафиксировать в положении о командировках или аналогичном локальном акте организации.

Размер суточных имеет значение — в НК установлены нормативы, на сумму их превышения нужно начислить НДФЛ и взносы. Суточные в пределах норматива не входят в базу по налогу на доходы физлиц, а также в базу для исчисления страховых взносов.

Основания и порядок выплаты аванса на командировку

Некоторые работодатели относят к выплатам работникам, направляемым на работу в другой регион, дополнительные командировочные расходы – это аванс. Начисление указанных сумм связано с тем, что собственных средств сотруднику может не хватить на расходы в рабочей поездке.

Итоговая сумма выплат, положенных работнику (оплата времени труда) начисляется и выдается в конце календарного месяца (расчетного периода) вместе с другими заработанными суммами. Вместе с тем сотруднику могут выдать аванс до отъезда. В него входят суточные и приблизительно рассчитанные расходы на проживание и проезд.

Выдача аванса может осуществляться наличными (из кассы организации) или путем перечисления на банковский счет пластиковой карты (в зависимости от того, как сотрудник получает зарплату).

Размер командировочных расходов авансового типа определяется, исходя из документов, которые являются для бухгалтерии основанием для начисления установленной суммы.

Порядок расчета суточных

Командировочные суточные расходы в России выделяются на питание, проживание и обеспечение иных неотъемлемых нужд сотрудника, находящегося для решения рабочих вопросов в другом регионе или за границей.

Порядок оплаты суточных определяется в соответствии с установленными правилами:

1. Суточные начисляются ежедневно, независимо от того, является ли указанный день рабочим, выходным, праздничным или днем в дороге.
2. Если командировка носит однодневный характер в пределах российской территории (или сотрудник каждый день возвращается после работы в свой регион), суточные ему не выплачиваются. Если при тех же условиях работник ездит за границу, ему начисляется половина ежедневных суточных.
3. Сумма суточных определяется локальными нормативными правовыми актами предприятия.
4. Выплата установленных сумм на иностранной территории с того момента, как пересечена государственная граница, производится в валюте данного государства.
5. День отъезда за пределы страны оплачивается по нормативам иностранной командировки, а день приезда – по российским нормативам.

На основании статьи 166 ТК командировка представлена деловой поездкой, во время которой работник выполняет определенное задание от руководителя. Ее длительность строго указывается в специальном приказе, а также каждый день оплачивается за счет работодателя. Поскольку должностные обязанности исполняются вне стационарного рабочего места, то гражданин имеет право на возмещение командировочных расходов, связанных с переездом, питанием и проживанием в другом регионе или вовсе стране.

К особенностям служебных поездок относится:

• командировка обусловлена производственной необходимостью, например, если нужно подписать договор с контрагентом или провести проверку в филиале;
• в поездку отправляются исключительно штатные работников, поэтому не допускается привлечение сотрудников, работающих на основании договора ГПХ;
• если человек трудится на основании разъездного характера работы, то его поездки не считаются командировками;
• законодательством не регулируется периодичность отправки работников в служебные командировки.

Внимание! Не допускается отправлять в деловые поездки беременных сотрудниц и несовершеннолетних, а также лиц, трудящихся по договору ГПХ или ученическому соглашению.

Не привлекаются к поездкам люди творческих профессий. С письменного согласия допускается направлять в командировки сотрудников с несовершеннолетними детьми или родителей-одиночек, воспитывающих малышей до 5 лет. Это же относится к родителям детей-инвалидов. Не разрешаются поездки для работников-инвалидов, которые проходят реабилитацию.

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Что такое суточные и на что они выдаются

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

• командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
• суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

ВАЖНО!
Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Заполнение авансового отчета

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

Составление отчета

• Первый пункт авансового отчета – название организации
• Дата и номер отчета
• Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
• Означается причина составления отчета (служебная командировка)
• В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
• На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
• Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
• Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Похожие записи:

• Жалоба на ЖКХ: образец и адреса обращений в 2022 году
• В 2023 году в России увеличат максимальный размер выплат по больничным листам
• Такой большой, и на алиментах! До какого возраста платить алименты ребёнку