Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и подавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД. Законодательно эти обязанности не установлены ни у бухгалтерии, ни у отдела кадров. Руководитель может возложить их на того же сотрудника, который вел бумажные трудовые книжки.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
- Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Наименование работодателя
| Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) |
| 3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). |
Формулировка в инструкции не слишком хороша: игнорирует и работодателей-ИП, и возможность существования у организаций нескольких сокращенных наименований. По всей видимости, следует исходить из того, что при наличии нескольких сокращенных наименований указывается одно из них. Сокращенное наименование обычно пишут в скобках после полного. Удобным и общепринятым является использование для внесения наименования работодателя штампа.
| № за- пи- си | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| чис- ло | ме- сяц | год | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Общество с ограниченной ответственностью «Рогатые и копытные» (ООО «Рогатые и копытные») |
Принята на должность администратора запись в трудовой
1-го октября 2014 г. я заключила трудовой договор с обществом с ограниченной ответственностью «Гарант-Инвест Недвижимость» в лице генерального директора и была принята на работу в должности администратора торгово-развлекательного центра, с должностным окладом 47917,00 (сорок семь девятьсот семнадцать) рублей. Заработная плата, оговоренная при трудоустройстве, составляла 57500,00 (пятьдесят семь тысяч пятьсот) рублей.
Таким образом, можно констатировать, что в заработной плате есть постоянная составляющая (фиксированный оклад) и переменная составляющая (премия, которая выплачивается по итогам производственных показателей).
В силу статьи 136 ТК При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника. Данная статья Трудового кодекса предусматривает обязательность такого документа, как расчетный листок. Это связано с тем, что на работодателя при выдаче заработной платы возложена обязанность извещать работника о ее составных частях, удержаниях и других значимых фактах.
В Трудовом договоре (Далее по тексту «ТД») прописано (Абзац 2 п.7.1):
«При выполнении трудового распорядка, условий ТД, трудовой дисциплины, исполнения в полном объеме должностных обязанностей, поручений вышестоящего руководства, может быть начислена ежемесячная премия в размере до 20% от должностного оклада.».
С момента начала моей трудовой деятельности в ООО «Гарант-Инвест Недвижимость» до наступления февраля 2015 г., составные части заработной платы: постоянная часть и премиальная выплачивались регулярно, в полном объеме и в срок, что подтверждают Зарплатные листки (Приложение №1 к настоящей жалобе).
За февраль 2015 г., работодателем была начислена заработная плата в размере 45977,00 (сорок пять тысяч девятьсот семьдесят семь) рублей, что на 1940,00 (одну тысячу девятьсот сорок) руб. меньше, чем предусмотрено ТД в части оклада. При этом премиальная часть не была выплачена полностью, не смотря на то, что условия, предусмотренные п.7.1. ТД, мною были выполнены в полном объеме, с приказами об отмене выплаты премии меня ни кто не ознакамливал.
4–го марта 2015 г., ко мне подошла работник кадровой службы г-жа, с предложением подписать Дополнительное соглашение на уменьшение должностного оклада до 45977,00 (сорока пяти тысяч девятисот семидесяти семи) рублей, с датой от 2-го февраля 2015 г. В случае моего отказа от подписания, Генеральный директор, с её слов, отказывается выплачивать 20%-ю премию, которая с февраля 2015 г. будет выплачиваться в конверте (ранее выплата производилась на карту, с уплатой всех налогов и отчислений). Я отказалась подписывать данное Дополнительное соглашение, т.к. посчитала его, ухудшающим мои условия Труда, а так же, способ его представления нарушающим нормы ТК РФ. (по данному факту имеется диктофонная запись, стенограмма которой прикреплена в качестве Приложения №2 к настоящей жалобе).
10-го марта 2015 г. обратилась к Руководителю Компании г-ну Абросимову С.И. (Далее по тексту «Руководитель»), с просьбой выдать мне заработную плату за отработанное время, в полном объеме, а так же, дала свои комментарии по поводу отказа подписывать Дополнительное соглашение к ТД. Однако Руководитель, подтвердил мне информацию донесенную до меня 4-го марта 2014 г. Работником кадровой службы и предложил мне 2 варианта решения проблемы, со сроком принятия решения 1 час:
1. Покинуть компанию.
2. Подписать данное Дополнительное соглашение к ТД.
Других, альтернативных предложений от Руководителя не поступало. (По данному факту имеется диктофонная запись, стенограмма которой прикреплена в качестве Приложения №3, к данной жалобе).
В ответ на предложение Руководителя, я подготовила уведомление, о намерении расторгнуть действующий ТД, на основаниях п. 1 части первой статьи 77 ТК РФ. (Соглашение сторон) На втором, моем, экземпляре расписалась секретарь о том, что Уведомление принято.
После этого от своих коллег я узнала, что меня хотят уволить за неисполнение своих трудовых обязательств. Со стороны работодателя началось психологическое давление, которое выражается в дополнительной нагрузке, которую я должна выполнить в короткие сроки. Начали выдаваться не профильные для меня задания в письменной форме. (Копии заданий представлены в Приложении 4, к настоящей жалобе. Каждый день меня заставляют писать объяснительные, хотя у меня нет должностной инструкции, по которой можно привлечь за неисполнение своих трудовых обязательств.
11 марта 2015 года работодателем был издан приказ № 8 о проведении служебного расследования, 12 марта 2015 года мной была подана очередная объяснительная, которые я расцениваю как давление со стороны работодателя в связи с отказом подписать дополнительное соглашение.
Мое уведомление уволить меня по соглашению сторон, с выплатой компенсаций, до настоящего момента остается без ответа.
Писать жалобу в трудовую, прокуратуру, налоговую – бесполезно (да и написано уже). Они меня выдавят уже к тому времени (30 дней). Что делать в таком случае?
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).
Часто задаваемые вопросы:
Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?
В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.
Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.
Внесение информации о награждениях не предусмотрено.
Префиксы в номерах приказов
Как быть, если в программе ведется учет по нескольким организациям с префиксами в нумерации, а в печатной форме номер идет без префикса?
Пока решение не найдено, разработчики записали это пожелание.
Нужен отчет, показывающий, по каким сотрудникам еще не создано «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Пока его можно настроить через «Универсальный отчет», а в дальнейшем это будет реализовано в программе.
Что такое трудовая функция и как ее заполнять?
В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» указываются: наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии с штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов[1] или реестров соответствующих должностей.
[1] Статьи 57, 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2015, № 18, ст. 2625).
В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года (при наличии)) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
Структура трудовой книжки
Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.
Трудовая книжка включает в себя три раздела:
- заглавная (титульная) часть;
- информация о трудовой деятельности;
- данные о поощрениях и награждениях.
Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:
- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
- Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ.
На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.
Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.
И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.
Как в больничном листе писать название организации?
Правила оформления больничного листа регулируются порядком, который утвержден приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н.
Данным НПА регламентированы общие правила заполнения листка временной нетрудоспособности, которые распространяются и на алгоритм оформления поля «Название организации»:
Допускается комбинированное заполнение больничного листа, частично произведенное на компьютере, а частично — от руки. Это разъясняется письмом ФСС от 23.09.2014 № 17-03-09/06-3841П.
При выдаче больничного в медучреждении название указывается со слов больного, поэтому строгого соблюдения точности наименования не требуется. Главное, чтобы были соблюдены общие принципы оформления больничного листа и название не выходило за пределы количества ячеек. Существует практика, когда медработник оставляет поле пустым, для того чтобы представитель работодателя самостоятельно заполнил эту графу. Законодательством четко регулируется, кто должен заполнять соответствующие графы (пп. 65, 72 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Заполнение «чужой» стороны бланка другим лицом законом не предусмотрено.
Экперты КонсультантПлюс разъяснили, как правильно заполнить большичный лист работодателю. Изучите Готовое решение, получив пробный доступ к системе бесплатно.
В графе «Название организации», которую должен заполнять работодатель, указывается либо полное, либо сокращенное наименование компании, указанное в учредительных документах. В то же время если наименование организации сокращено или неточно написано, организацию идентифицируют по регистрационному номеру в ФСС РФ. Это техническая ошибка, и на расчет пособия она не влияет.
Наименование работодателя
Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)
3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
| № за- пи- си |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| чис- ло |
ме- сяц |
год | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Общество с ограниченной ответственностью «Рогатые и копытные» (ООО «Рогатые и копытные») |
Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу
Главное, в чем нельзя ошибиться при внесении записи, — это в номере. Связано это с тем, что согласно установленному порядку внесенные записи нельзя зачеркивать; исправление производится путем внесения отдельной записи: «Запись за номером Х недействительна». Поэтому естественно, что ошибка нумерации влечет существенные проблемы с исправлением записи.
Даты вносятся цифрами, число и месяц — по две цифры, год — четыре цифры. Будьте внимательны! В старых трудовых книжках (образца 1938 года; они выдавались до середины 70-х годов) использовался иной порядок записи даты: «год—месяц—число».
В текстах записей не допускаются сокращения.
|
Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) |
|
|
1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. |
|
Ответы на вопросы про трудовые книжки
Устраиваясь на новую работу, каждый гражданин должен заключить с работодателем трудовой договор.
Запись в трудовой книжке также необходима, если есть желание в дальнейшем получать достойную пенсию.
Рассмотрим нюансы оформления трудовых договоров, а также возможность работы без трудовой книжки и последствия для работника.
Прежде чем говорить об оформлении трудовых договоров и записях в бланке трудовой, нужно выяснить, что представляют собой данные документы.
Под трудовым договором понимают соглашение между работодателем и сотрудником, устанавливающее их права и обязанности друг перед другом.
В соответствии с этим соглашением сотрудник обязан исполнять работу на назначенной должности, соответствовать квалификации и не нарушать внутренние распорядки организации, работодатель же должен обеспечить условия труда, предоставить работу и выплачивать своевременно зарплату.
Весь рабочий период отражается в трудовой книжке. Это персональный документ каждого гражданина, который учитывает официальный трудовой стаж. Бланк трудовой оформляется работодателем и им же предоставляется.
Любое официальное трудоустройство предполагает трудовой договор. Запись в трудовой книжке должна быть сделана сразу после того, как работодатель издаст указ о приеме сотрудника на работу.
Трудовой договор считается важнейшим документом, прописывающим права, обязанности, а также компенсации.
После того как договор подписан, рабочие взаимоотношения работодателя и сотрудника регулируются согласно законодательным нормам.
Бланк трудовой является тем документом, который удостоверяет фактическую трудовую деятельность и рабочий стаж.
Принять на работу без трудовой книжки могут, если:
- это первое трудоустройство, и оформлением бланка занимается сама организация;
- сотрудником написано заявление об утере или порче трудовой;
- это совместительство или гражданско-правовой договор (в данном случае оформляется договор без записи в трудовую книжку).
При оформлении договора на определенное время или бессрочно в обязательном порядке заполняется трудовая книжка.
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация. Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.
Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения в соответствии с трудовым договором и, соответственно, делать запись при изменении обособленного подразделения в одной организации? Евгения Конюхова считает, что в этой ситуации необходимо смотреть, что указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. «Адрес не пишем, а название населенного пункта нужно указать, если оно присутствует в названии обособленного подразделения», — отмечает эксперт.
О приеме на работу в трудовой книжке: бумажной и электронной
Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:
- оформленные на постоянную работу;
- принятые в штат по временному трудовому договору;
- сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
- внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
- на внешних совместителей не оформляются.
Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.
Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.
По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.
Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.
К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.
Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.
Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.
Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.
Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.
Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.
Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?
Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:
- графа №1 – номер записи по порядку;
- графа №2 – дата исправления;
- графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
- графа №4 – данные подтверждающего документа.
Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)
Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.
- Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
- Новая вписывается над ней.
- На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
- Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.
На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:
- наличие сокращений;
- ошибки в написании ФИО;
- неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
- не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
- пропущена дата оформления книжки;
- отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
- не проставлена печать на титульном листе;
- данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
- запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
- не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.
Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.
- Налог
- Бухгалтерский учет
- Бухгалтерский баланс
- Оборотные активы
- Юридическое лицо
- Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
- Гражданско-правовой договор (ГПХ)
Как отразить изменение названия отдела
При реорганизации предприятия приходится также делать в трудовой книжке запись о переименовании отдела. Однако её вносят не всегда: если при приеме на работу название отдела не было указано, то и при реорганизации его вписывать не нужно.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Если изначально не было указано, что она будет работать в отделе косметики, то при переводе в отдел продовольственных товаров никаких дополнительных записей в трудовую книжку делать не нужно.
Это важно знать: Ошибки при заполнении трудовой книжки
Если же название отдела – существенное условие трудоустройства, то и запись в трудовой о переименовании отдела нужно делать обязательно. Это необходимо, если после перестройки структуры компании старый отдел был полностью упразднен, объединен с другим структурным подразделением или просто получил новое наименование.
В этом случае в трудовой книжке ставят дату и порядковый номер записи, после чего фиксируют информацию о том, что сотрудник был принят на работу в конкретный отдел с указанием должности на предприятии. В четвертой графе указывают номер приказа, по которому старое название подразделения было заменено на новое.
Перевод или переименование должности
Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации. Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.
Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.
Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.
Это важно знать: Положение об электронных трудовых книжках: образец 2021 года
Ответственность за фиктивные записи в трудовой
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
За фиктивные записи в трудовой книжке генеральному директору, сотруднику, ответственному за заполнение трудовых, или индивидуальному предпринимателю может грозить уголовная ответственность.
Так, если человек будет получать пенсию, на которую не имеет права, фиктивные записи могут расценить как мошенничество с госвыплатами. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы на срок до 2 лет. Еще могут применить статью уголовного кодекса о служебном подлоге. Квалификация зависит от того, кто вносил запись, а также как и для чего.