Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопрос 2. Первичные документы по учету основных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Операции движения объектов основных средств оформляются унифицированными документами первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденными постановлениями Госкомстата Российской Федерации от 21.01.2003 № 7, от 30.10.1997 № 71а, Инструкцией №148н.
Инвентарная карточка (форма №ОС-6)
Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии, один экземпляр на каждый инвентарный объект. Записи в карточке делаются на основании актов (форма ОС-6, форма ОС-6а, форма ОС-6б и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.)
Все операции связанные с объектом основного средства отражаются в его инвентарной карточке на основании документов: поступление, перемещение, реконструкция, модернизация, ремонт и выбытие.
Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма Ос-6а) составляется на группу объектов основных средств.
Вместо инвентарных карточек малым предприятиям разрешается вести инвентарную книгу (форма ОС-6б).
Ремонт основных средств
Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Акт состоит из двух разделов:
1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (инвентарный номер объекта, восстановительная (остаточная) стоимость, фактический срок эксплуатации).
2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств (затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ — по договору (заказу) и фактическая).
Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Зачем нужно оформлять документы при принятии к учету ОС?
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Важно! Если бухгалтер примет к учету поступившее основное средство без наличия документа, учтет затраты по приобретению без первички, то в дальнейшем будет невозможно обосновать наличие сумм на счетах.
Учет принятия к учету объекта ОС заключается в сборе всех затрат по приобретению на одном счете. Что входит в затраты при поступлении основных средств? Каждая затратная сумма вносится в учет на основании документа. Далее он подшивается для хранения в папку и при необходимости изымается для предъявления в качестве обоснования проведенных операций на бухгалтерских счетах.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Первичные документы – основания для учета вводимых основных фондов
Никакой имущественный актив не может возникнуть на предприятии «из ниоткуда»: его введение обязательно сопровождается рядом документальных подтверждений. На основании первичной документации, соответствующей конкретной группе производственных активов, и происходит оформление каждого объекта или их группы на балансовый учет. В зависимости от принадлежности к группе объектов, введение актива может сопровождать следующая «первичка»:
- акт приема-передачи – для приемки различных объектов предусмотрена определенная его форма (ОС-1а – предусмотрена для сооружений и зданий; ОС-1 – для остальных одиночных объектов; ОС-1б – для групп основных средств, исключая сооружения и здания);
- накладная (акт) приема оборудования – для оборудования, которому не требуется предварительный монтаж (форма ОС-14);
- акт (накладная) приема-передачи оборудования с целью произвести монтажные работы – форма ОС-15.
На каждый новый объект из поступивших в эксплуатацию основных фондов необходимо завести специальную инвентарную карточку по установленному образцу:
- для одиночного объекта ОС – по форме ОС-6;
- для нескольких сгруппированных объектов – по форме ОС-6а.
В ней средству присваивается уникальный инвентарный номер, постоянный на все время эксплуатации актива (обычно это порядковый номер в определенной серии).
Аналитический и синтетический учет ОС
Учет ОС ведется на основе Плана счетов на следующих синтетических счетах:
- Счет 01 «Основные средства» – показываются объекты основных средств в разрезе их разновидностей по первоначальной стоимости. Аналитический учет выполняется по разновидностям: здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование, транспортные средства, инвентарь, прочие. Существует также аналитический счет для отражения списания объектов ОС (01/9).
- Счет 02 «Амортизация основных средств» – показываются ОС в размере накопленной амортизации (то есть перенесенной на расходы части цены объекта). Аналитический учет выполняется аналогично, как и у сч.01
- Счет 03 «Доходные вложения» – используется для учета ОС приобретенных для получения дохода путем передачи их в аренду. Аналитический учет выполняется либо по видам ОС либо по арендаторам.
- Счет 07 «Оборудование к установке» – учитываются объекты ОС, для которых нужно проводить монтаж. Аналитический учет осуществляется по видам объектов.
- Счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» – применяется для накопления первоначальной цены поступающих объектов. Здесь аккумулируются все расходы, связанные с покупкой ОС. Аналитический учет выполняется по видам вложений.
Зачем нужно оформлять документы при принятии к учету ОС?
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Важно! Если бухгалтер примет к учету поступившее основное средство без наличия документа, учтет затраты по приобретению без первички, то в дальнейшем будет невозможно обосновать наличие сумм на счетах.
Учет принятия к учету объекта ОС заключается в сборе всех затрат по приобретению на одном счете. Что входит в затраты при поступлении основных средств? Каждая затратная сумма вносится в учет на основании документа. Далее он подшивается для хранения в папку и при необходимости изымается для предъявления в качестве обоснования проведенных операций на бухгалтерских счетах.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Первичные документы по учету основных средств в сельскохозяйственных предприятиях
1. Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1). Данный первичный учетный документ на предприятиях АПК используется для оформления включения отдельных объектов основных средств и ввода их в эксплуатацию, как в растениеводстве, таки в животноводстве. Кроме того документ так же используется для учета выбытия основных средств. При приемке – передачи объектов основных средств от бывших владельцев к новому собственнику, составляется два экземпляра акта, первый из которых остается у передающей стороны, а другой передается принимающей стороне. Акт составляет, соответственно, та организация,которая сдает объект основных средств. В приложение к акту прилагается техническая документация на объект основных средств. Один экземпляр акта оформляется в том случае, если основные средства приобретены как товар у продавца или основные средства созданы самим кооперативом.
2. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма N ОС-3). Данный первичный учетный документ на сельскохозяйственных предприятиях используется для оформления приема и ввода в эксплуатацию объектов основных средств, которые были отремонтированы или модернизированы. При осуществлении ремонта и модернизации объекта основных средств сторонней организацией, например предприятие агропромышленного комплекса может заказывать реконструкцию кузовов грузовых автомобилей и установку на отдельные автомобили отвалов, у специализированной организации, в таком случае оформляются два экземпляра акта. Первый, из которых,остается у передающей стороны (исполнителя), а другой передается принимающей стороне (собственнику объекта основного средства).
3. Акт о списании основных средств (форма N ОС-4). Данный первичный учетный документ в сельском хозяйстве используется для оформления списания (ликвидации) объекта основных средств. Формируется акт на основе приказа директора предприятий. Как правило, на с/х предприятиях основные средства списываются в связи с высоким уровнем их износа, еще раз стоит отметить что общий уровень износа основных производственных фондов в сельском хозяйстве по состоянию на конец 2017 года в среднем составляет 55%.
4. Инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6). В сельском хозяйстве аналитический учет объектов основных средств ведется в инвентарных карточках. В инвентарной карточке учета объекта основных средств сельскохозяйственной организации отражается наименование объекта основных средств, его расположение и организация изготовитель. Кроме того, в карточке указывается инвентаризационная группа к которой относится объект основных средств, его заводской и инвентарный номер. На второй странице инвентарной карточки указываются виды ремонта основного средства. Карточки открываются для каждого объекта основных средств, в т.ч. и на объекты которые арендуются кооперативом у других организаций.
5. Инвентарная карточка учета многолетних насаждений (форма N 109-АПК). Данный первичный учетный документ в сельскохозяйственных организациях составляется на каждый вид и породу многолетних насаждений. В данной инвентарной карточке указывается местоположение многолетних насаждений, площадь и схема посадки.Кроме того, указывается количество, возраст посадки деревьев и кустарников и другие инвентарные сведений.
6. Акт на оприходование земельных угодий (форма N 111-АПК). Данный первичный учетный документ в сельском хозяйстве используется для принятия к учету земельных угодий, которые имеют стоимостную оценку. В акте указывается полная характеристика объектов, а именно: их вид,земельная площадь, балансовая стоимость, оснований приобретения и т.п.
Земельные угодья занимают особое место в деятельности предприятий сельскохозяйственной сферы деятельности. Это главный объект основных средств и основной предмет приложения труда. При этом земля имеет существенные отличия от других средств производства:
- не изнашивается и не амортизируется;
- при правильном использовании может улучшать свои свойства (например, в части повышения плодородия);
- не является объектом, создаваемым человеком;
- земельный участок нельзя изготовить, заменить, переместить.
Земельные участки могут использоваться предприятием на праве собственности, пользования или аренды.Соответственно, бухгалтерский учет должен вестись таким образом, чтобы обеспечивалась аналитика по этому аспекту как на балансе, так и на забалансовых счетах.
При оприходовании земля в сельском хозяйстве оценивается:
- по затратам на покупку;
- стоимости имущества, обмениваемого на земельный участок (при мене);
- рыночной стоимости на дату оприходования(при безвозмездном получении);
- соглашению сторон.
На сельскохозяйственных предприятиях аналитический учет земельных угодий обеспечивается в разрезе:
- действующих сельскохозяйственных угодий(они, в свою очередь, подразделяются по использованию: пашни, многолетние культурные насаждения (сады, виноградники), пастбища, сенокосы и т. д.);
- земель под паром (отдыхающих для восстановления плодородия);
- площадей лесов и древесно-кустарниковых посадок (защитных полос для других объектов землепользования);
- земель под водой и на стадии мелиорации;
- земель под дорогами, прогонами и просеками;
- земель под общественными постройками;
- прочих земель в зависимости от их назначения и использования.
Когда применяется акт приема-передачи
Акт приема-передачи (ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) используются для того, чтобы включить в состав основных средств объекты, поступающие:
- путем приобретения, за определенную плату у сторонних организаций;
- подрядным или хозяйственным способом, то есть за счет строительства;
- путем безвозмездного получения;
- при внесении в уставный капитал в качестве вклада одного из участников;
- получением в оперативное управление;
- посредством взятия в аренду, или в лизинг с выкупом;
- при получении по акту дарения;
- от передачи в совместную деятельность или доверительное управление;
- от передачи в обмен на иное имущество.
Акт используется для того, чтобы ввести ОС в эксплуатацию. Исключение составляют случаи, при которых ввод объектов ОС происходит в особом порядке. это требуется, например, при покупке недвижимости или ТС, когда требуются документы о госрегистрации. До того, как будут представлены такие документы, ОС не принимаются к учету, они учитываются в составе незавершенного капвложения.
Акт приема-передачи оформляется также и при выбытии ОС, включая не только продажу объекта, но и его обмен и безвозмездную передачу. Составляется акт как минимум в двух экземплярах, утверждается руководителями принимающей и передающей компании. К данному акт прикладывается вся техническая документация, относящаяся к данному объекту.
Акт должен содержать в себя информацию об объекте ОС:
- его наименование и инвентарный номер;
- первоначальную стоимость;
- дату ввода в эксплуатацию;
- данные об изготовлении или поступлении в компанию;
- срок полезного использования;
- способ амортизационных отчислений.
Кроме того, указываются характеристики, конкретно относящиеся к объекту ОС, например, наличие драгоценных материалов, количественные, качественные показатели, пристройки, относящиеся к объекту и т.д. Указываются только наиболее важные показатели, а дублирования следует избегать. Если происходит групповой учет ОС, то характеристика дается группе объектов.
Если компания приобретает объекты, которые уже были в эксплуатации, то в акте предусматривается раздел, в котором указываются сведения о том, в каком состоянии находится ОС на дату его передачи. Данный раздел заполняют по сведениям, представленным передающей стороной и он имеет исключительно информационных характер.
Важно! Если ОС принадлежит сразу нескольким организациям, то в акте указывается размер доли. На первой странице документа указываются участники долевой собственности (в том числе их доли).
Первичные бухгалтерские документы
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).
Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».
Попробовать
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Применяется для оформления приема-сдачи основных средств после капитального ремонта, реконструкции или модернизации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем учреждения, уполномоченным на принятие основных средств после ремонта, и представителем предприятия (организации), которое выполняло их ремонт, реконструкцию или модернизацию. В акте указывается сметная стоимость ремонта, реконструкции, модернизации согласно с утвержденным расчетом расходов, необходимых для их совершения, и фактическая стоимость выполненных работ. Первый экземпляр акта сдается в бухгалтерию учреждения, где производятся соответствующие записи в инвентарных картах учета основных средств. Второй экземпляр передают предприятию, которое выполняло ремонт, реконструкцию или модернизацию. Изменения в характеристике объекта, связанные с его ремонтом, реконструкцией или модернизацией вносятся в соответствующий раздел акта и в технический паспорт объекта..
Применяется для группового учета однотипных объектов основных средств, которые имеют одно и то же назначение, одинаковую техническую характеристику и стоимость. Карточки ведутся по материально ответственным лицам. В карточках группового учета основных средств следует учитывать однотипные инструменты, столовый и кухонный инвентарь, библиотечный фонд, сценично-постановочные средства. Запись в этих карточках проводится отдельно на каждый предмет, с указанием его инвентарного номера и суммы стоимости. Массовый инвентарь (парты, инструмент, и иные предметы) можно списывать общими суммами, указывая количество единиц и их инвентарные номера. Для сценично-постановочных средств карточки открываются на материально ответственных лиц и ведутся по предметам одного наименования, близких по размерам, качеством материала и ценой. Запись в карточках осуществляется в количественном и суммарном выражении. Для библиотечных фондов открывается одна карта. Учет осуществляется только в денежном выражении общей суммой.
Акт на выбраковку животного из основного стада (форма N 406-АПК)
Животных основного стада, имеющих низкую продуктивность вследствие неизлечимых болезней, травм или старости, выбраковывают. Решение о выбраковке принимает специальная комиссия, в состав которой входят:
- главный зоотехник;
- главный ветврач;
- заведующий фермой;
- работник бухгалтерской службы;
- лица, на которых возложена ответственность за сохранность скота основного стада.
Результаты выбраковки отражают в форме N 406-АПК. В акте показывают следующие сведения:
- живую массу животного при выбраковке;
- балансовую стоимость;
- инвентарный номер;
- причины выбраковки;
- полученную при выбраковке продукцию (при убое животного);
- другие показатели.
Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации. После этого документ поступает в бухгалтерию.
На основании данных, указанных в акте, бухгалтеры списывают выбракованных животных в забой, на продажу или на откорм.