Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обработка персональных данных работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда работодатели публикуют в интернете «чёрные» списки сотрудников, с которыми у них возникали проблемы. При этом они не учитывают тот факт, что персональные данные работника — это защищаемая законом информация, и её нельзя использовать по своему усмотрению. Основы для этого заложены в Конституции Российской Федерации.
Что относится к персональным данным работника
Персональные данные работника — это любая информация прямо или косвенно относящаяся к сотруднику, имеющаяся у работодателя.
К персональным данным относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- пол, возраст;
- паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
- место жительства;
- семейное положение, наличие детей, родственные связи;
- факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
- финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681);
- деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
- номер телефона или электронная почта;
- прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Хранение и использование персональных данных
В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под подпись.
Работодатель утверждает перечень сотрудников, которые будут обрабатывать персональные данные и которые имеют к ним доступ. Чаще всего это входит в обязанности бухгалтера и кадрового специалиста. Таким сотрудникам будут доступны только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, то есть по конкретным направлениям их деятельности (ст. 88 ТК РФ).
Порядок допуска к персональным данным сотрудников закон не устанавливает. Поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно и прописать в локальном акте организации, например, в Регламенте допуска работников к обработке персональных данных. В этом документе также необходимо указать конкретный перечень сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным других сотрудников.
Также издайте приказ, в котором пропишите должности и фамилии сотрудников, а также закрепленные за ними объекты обработки персональных данных.
Рекомендации по сбору и хранению персональных данных
Компании стоит уделить особое внимание организации мер по сбору, хранению и систематизации персональных данных. Это обеспечит защиту от претензий надзорных органов, исковых заявлений от действующих и бывших работников и кандидатов на вакансии.
Что нужно сделать в обязательном порядке:
- разработать Положение о персональных данных, прописать в нём основные условия сбора, хранения и обработки;
- издать приказ о вводе в действие Положения и ознакомить персонал под подпись;
- назначить сотрудника, отвечающего за обработку персональных данных, подписать с ним соглашение о неразглашении;
- собрать со всех работников согласия в письменном виде с перечислением типов персональных данных и целей их предоставления;
- организовать хранение данных в цифровом и бумажном виде, защитить их от доступа третьих лиц, а также обеспечить своевременность пополнения и корректировки.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Исключения из общего правила
Если организация захочет поспорить с регулятором и счесть ФИО сведениями, прямо не относящимися к ПД, она может привести ряд аргументов:
- сочетание часто встречающихся имени и фамилии без иных сведений не дает однозначной возможности определить человека;
- в одной организации могут работать несколько сотрудников с одинаковыми именами;
- ФИО общедоступны, в отличие от других сведений о гражданах.
Однако эти аргументы не всегда принимаются, поскольку прямое прочтение закона относит к ПД любую информацию о человеке. Такая позиция связана с одномерным принятием требований международного законодательства, которые нужно было отразить в национальном для вступления в ВТО. Существующее в среде экспертов мнение о том, что имя относится к категории обезличенных данных, неверно. Закон под обезличиванием понимает определенный процесс, происходящий при помощи программных и технических средств и позволяющий превратить конкретные записи в общий массив информации, из которого невозможно вычленить сведения, относящиеся к конкретному лицу. Существуют разъяснения регулятора (Приказ Роскомнадзора № 996), которыми определяются требования к методам проведения обезличивания. Они предельно конкретны, очевидно, что само по себе отсутствие возможности идентифицировать лицо по кратким сведениям о нем не делает эти данные обезличенными.
Среди характеристик методов преобразования сведений:
- обратимость – возможность программными способами устранить анонимность и вернуть ПД к первоначальному виду;
- вариативность, или возможность изменить метод обезличивания в процессе обработки;
- стойкость, или способность метода противостоять внешним атакам на массив ПД с целью их деобезличивания;
- возможность косвенного деобезличивания в едином массиве с данными других операторов;
- совместимость, при которой в одном массиве окажутся данные, обезличенные разными методами;
- небольшой параметрический объем;
- возможность контроля качества данных.
Регулятор называет четыре типа методов устранения высокой степени идентифицированности персональных данных, не отказывая оператору в возможности предложить собственное решение:
- метод идентификаторов, при котором учетная запись маркируется метками, позволяющими найти полные данные в таблице;
- изменение семантики, при котором удаляется или заменяется часть информации;
- декомпозиция, или разбиение большого объема сведений на несколько отдельно хранящихся массивов;
- перемешивание персональных данных, принадлежащих различным субъектам.
Защита персональной информации, полученной из анкет
Зачастую работодатели используют анкеты как инструмент первичного отбора кандидатов. В этой ситуации также надо помнить про защиту персональной информации соискателя. Необходимо обратить внимание на такие моменты:
- любая такая анкета должна включать сведения о сроке ее рассмотрения;
- нужно четко указать цель обработки персональной информации, которая получена через анкетирование. Цель должна обозначаться через указание конкретных действий и сроков их осуществления;
- в анкете должен быть пункт, в котором соискатель указывает, что он согласен на обработку персональной информации;
- у анкеты не должно быть технической возможности объединить поля для внесений информации, цели обработки которой изначально не совместимы.
Что такое согласие на обработку персональных данных?
Согласие на обработку ПД – это добровольно принятое вами решение о предоставлении своих данных оператору для обработки в тех целях, которые им определены.
Согласие на обработку ПД должно быть оформлено:
- письменно, если того требует закон (см. выше);
- в остальных случаях закон допускает оформление согласия в любой иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения оператором, например проставление галочки напротив текста о предоставлении согласия на сайте при регистрации (☑).
Пункты, которые обязательно должно содержать письменное согласие:
- Ф.И.О., адрес, реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- название организации или Ф.И.О. и адрес оператора;
- цель обработки ПД – вы должны понимать, для чего вы даете согласие на обработку данных; если оператор станет обрабатывать ПД в иных целях, это будет считаться нарушением закона;
- перечень ПД, которые будет обрабатывать оператор;
- информация о лице, которое будет обрабатывать ваши ПД по поручению оператора. Например, работодатель передает ваши данные сторонней организации, которая оказывает бухгалтерские или кадровые услуги, – для этого вы должны предоставить свое согласие;
- перечень действий, которые будет осуществлять оператор, т.е. что конкретно он может делать с ПД: собирать и хранить или собирать, хранить и передавать и т.д.;
- срок, на который выдано согласие;
- способ отзыва согласия;
- подпись.
Могут ли отказать в предоставлении товаров, оказании услуг или выполнении работ, если я не хочу давать согласие на обработку ПД?
На практике отказывают довольно часто. Насколько это законно? Рассмотрим конкретные ситуации.
- Госорганы не могут отказывать вам в предоставлении услуг, поскольку у них есть право на обработку ПД без вашего согласия.
- Коммерческие организации, с которыми вы заключили договор оказания услуг (выполнения работ и т.д.), не должны вам отказывать, поскольку имеют право обрабатывать ваши ПД в целях исполнения договора без вашего согласия.
С другой стороны, если договор еще не подписан, то обязать коммерческую организацию заключить его с вами получится только в том случае, если она продает свои товары, работы или услуги по публичной оферте (это предложение продавца заключить договор купли-продажи с каждым, кто примет условия его предложения).Например: продавец реализует товар через интернет и готов продать его на условиях, изложенных в опубликованной на сайте публичной оферте. Он обязан заключить договор купли-продажи с каждым, кто пожелает купить этот товар.
Вас могут не пустить в здание, особенно если это режимный объект. Если на территории организации установлен особый пропускной режим, то отказ в пропуске может считаться законным, в том числе если вы не желаете дать согласие на обработку ПД.
Вместе с тем операторы, устанавливающие такой пропускной режим, обычно не берут согласий, поскольку:
- считают, что формально вы даете согласие на обработку ПД в момент предоставления своих паспортных данных; данный вывод они делают на основе указания закона о том, что согласие может быть дано не только в письменной форме;
- считают, что могут не брать у вас согласие, так как обработка осуществляется в целях безопасности лиц, находящихся в здании.
Однако оба довода являются спорными.
Что делать при незаконном разглашении персональных данных?
Способы защиты данного нарушенного права различны. Жалоба на незаконное использование персональных данных может быть подана в правоохранительные органы либо непосредственно в суд.
В зависимости от выбранного способа существуют различные последствия для нарушителя. Результатом направлении жалобы в адрес правоохранителей является привлечение виновника к административной либо уголовной ответственности. Обращение в полицию с соответствующим заявлением особенно актуально в случае, если сведения о распространителе не известны. Иными словами – не достаточно данных виновника нарушения прав для определения его в суде в качестве ответчика. В таком случае задачей государственного органа будет установление лица, допустившего незаконное распространение данных о личности.
Целью подачи заявления в суд, в отличие от обращения в полицию, выступает предъявление денежного требования к ответчику в качестве компенсации за незаконное распространение личных данных. При этом, такое заявление обязательно должно отвечать установленным процессуальным кодексом требованиям к исковому порядку.
Немаловажно отметить, что при решении вопроса куда жаловаться на разглашение персональных данных, необходимо знать – оба рассмотренных способа не противоречат друг другу и могут быть реализованы одновременно. Применение всевозможных процедур защиты нарушенного права напротив имеет максимальный положительный эффект. По сути жалоба в правоохранительные органы и иск в суд будут дополнять друг друга. Установленные фактические данные в полиции будут дополнительным доказательством в суде и упростят рассмотрение гражданского иска.
Специальные категории
Согласно ФЗ от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных» категории ПД разделяются на четыре группы:
- Не разрешена обработка данных, которые так или иначе затрагивают тему религии, политических воззрений, личной жизни, национальности, не считая тех отдельных моментов, которые указаны в пункте 2.
- Обработка ПД, перечисленных в пункте 1, допускается.
Но при условии, если:
- на обработку ПД получено письменное разрешение от их владельца;
- они общедоступны;
- ПД связаны с информацией, касающейся здоровья их владельца, и доступ к ним в настоящий момент нужен для сохранения его жизнедеятельности;
- она необходима при осуществлении судебных мер;
- она происходит из-за вступления в силу законодательства РФ о безопасности и розыскной деятельности.
Образец согласия на предоставление персональных данных
Предоставление ПД – действия определенного характера, благодаря которым раскрываются ПД какому-либо лицу или группе лиц.
Если вам необходимо составить согласие о предоставлении своих ПД, то в письменной форме вы должны указать следующее:
- ФИО, местожительства, данные, изложенные в паспорте;
- ФИО и местожительства представителя владельца ПД, данные, изложенные в паспорте, доверенность;
- наименование или ФИО оператора, который получает согласие;
- цели, из-за которых производится обработка ПД;
- перечень ПД, на доступ к которым вы даете согласие;
- наименование или ФИО и адрес того, кто по назначению оператора будет обрабатывать данные;
- период, на протяжении которого будет действовать разрешение на доступ к сведениям их владельца;
- подпись владельца ПД.
Отказ в предоставлении третьим лицам
ФЗ-N152 «О персональных данных» начал действовать с 2006г., но полный отчет о своих ПД в обязательном порядке нужно было предоставлять с 2010г, когда был принят ФЗ-№210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
И если теперь вы получаете звонки от банков и коллекторов, которые никак не оставят в покое не только вас, но и ваших родственников, а также коллег, то пора отозвать согласие на обработку ПД. Конечно, они уже были переданы этим организациям, но данный шаг поможет вам спугнуть вымогателей.
Имейте в виду, что заявление нужно отправить не только на фактический адрес отделения банка, в котором вы брали кредит, а также на юридический адрес.
Отправляйте заявление заказным письмом: так у вас будет уведомление о получении. Указывайте адрес, который был вами прописан при заключении кредитного договора.
Приложите к отказу свою копию паспорта и кредитного договора: это поможет быстро найти ваши документы организацией и внести в них соответствующие изменения.
Но не забывайте, что каждая ситуация требует индивидуальных мер. В некоторых из них необходимо сотрудничество с соответствующими органами, например, с полицией.
Согласно ст.24 ФЗ N 261-ФЗ, лица, которые виновны в причинении вреда морального характера владельцу ПД при нарушении закона обработки и хранении их, обязаны нести уголовную ответственность за разглашение и распространение, а именно возместить моральный ущерб, вдобавок к имущественным, а также убыткам, которые понес владелец ПД.
Образец заявление на отзыв персональных данных скачивайте здесь.
Все ли фотографии и видеозаписи конкретного лица являются его персональными данными?
Нет. Только те, которые позволяют установить личность и используются для установления личности.
Как пояснил Роскомнадзор (уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных), не является персональными данными, в частности, ксерокопия паспорта, предоставляемая при заключении договора с банком, фотография в личном деле или рентгеновские и флюорографические снимки (во всех этих случаях личность человека уже известна и эти данные не используются для ее установления).
Аналогичная ситуация и с видеосъемкой в общественных местах или на охраняемой территории. До передачи материалов в компетентные органы для установления личности снятого человека она не считается биометрией.
При этом фотоизображения на пропусках суды признают биометрическими данными, и для их использования необходимо письменное согласие гражданина (см. Определение Верховного суда РФ от 05.03.2018 №307-КГ18–101 по делу №А42–342/2017).
А как насчет возмещения вреда?
По закону пострадавшее лицо может добиваться возмещения не только материального ущерба, но и морального вреда. В частности, Верховный суд подтвердил возможность гражданина требовать взыскания с коллекторского агентства, неоднократно звонившего и отправлявшего СМС на его мобильный номер с требованием «в грубой форме» погасить задолженность по кредиту, не получив согласия на обработку его персональных данных (см. определение №5-КГ17–256 от 27.02.2018).
Как отметил старший юрист группы технологий и инвестиций юридической фирмы Vegas Lex Дмитрий Бородин, существующая судебная практика не позволяет гражданам рассчитывать на значительные суммы. Обычный размер возмещения составляет 3–5 тыс. руб. К примеру, в одном подобном деле гражданин пожаловался в суд на администратора группы «ВКонтакте» в связи незаконным опубликованием его персональных данных в соцсети. Суд присудил истцу 5 тыс. руб. вместо требуемых 100 тыс., даже несмотря на то, что персональные данные были опубликованными в порочащем честь гражданина ключе (Определение Кемеровского областного суда от 19.07.2018 по делу №33-7157/2018).
Юридические основания
Вопросы о том, какие сведения относятся к рассматриваемой категории рассматриваются в законе № 152-ФЗ, «О персональных данных» от 27 января 2007 года. Основанием для принятия этого нормативного акта является необходимость обеспечения прав и свобод граждан.
В нём применяется очень широкая трактовка того, что представляют собой персональные данные (ПДн). Здесь рассматривается то, какие сведения охраняются, что считается обработкой и по каким правилам она должна происходить.
При этом информация любого характера, имеющая отношение к конкретному лицу подпадает под действие этого закона. Этот нормативный акт регламентирует, то, какая именно обработка такой информации допустима и как она должна храниться.