Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдать работнику справку о доходах и суммах налога». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма 2-НДФЛ отображает доходы физического лица за отчётный период, а также удержанный и уплаченный с них налог. Обычно эта справка содержит информацию за весь год. Но не всегда. Ведь сотрудник мог проработать и несколько месяцев.
Зачем нужна справка о доходах
Существует единая форма этого документа, которая утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485. Однако нужно смотреть, чтобы это была актуальная версия приказа – в самой последней редакции.
Кроме того, 2-НДФЛ обязательно включает данные о налоговом агенте – работодателе и самом сотруднике, а также о том, какой размер имеют его доходы. В справке указывают и различные вычеты, которые положены сотруднику и которыми он пользуется через своего налогового агента.
Работодатель обязан выдать сотруднику такой документ в течение 3-х дней после обращения.
Справку 2-НДФЛ обычно подписывает главный бухгалтер. Она будет действительна и при отсутствии печати: теперь это необязательный реквизит.
Кто и когда обязан уплачивать НДФЛ самостоятельно
ИП (индивидуальные предприниматели), должны выплачивать налог за себя и за нанятых работников (в этом случае ИП становится налоговым агентом по отношению к своему сотруднику);
Физ.лица, зарабатывающие частной практикой. К таковым относятся нотариусы, адвокаты;
Физ.лица, продавшие имущество, принадлежащее им по праву собственности. Это касается жилья, находившегося в собственности лица менее 5 лет, и прочего недвижимого имущества (гаражи, нежилая недвижимость), право владения которым наступило меньше 3 лет назад;
Физ.лица, сдающие свое имущество в аренду юридическим лицам или в наем физическим лицам. При этом не принципиально, в каком государстве находится сдаваемое имущество;
Физ.лица, получившие доход в форме подарка (но не от близких родственников)
Важно, что подарок должен быть официально оформлен, т. е
составлен и подписан договор дарения;
Физ.лица, получившие денежное вознаграждение от других физических или юридических лиц (при условии, что те не выступают налоговыми агентами). Например, если преподаватель дает частные уроки за плату и об этом оформлен документ (договор или соглашение), то он обязан уплатить налог;
Физ.лица, получившие выигрыш в результате проведения легальных денежных или вещевых лотерей. Некоторые устроители лотерей являются налоговыми агентами на фиксированную сумму выигрыша, за выигрыш свыше счастливчик должен уплатить налог самостоятельно. Например, так поступили устроители лотереи в сети магазинов «Пятерочка» при проведении новогодней лотерейной акции 2018 – 2019 года. Другие же устроители лотерей обязанность по уплате подоходного налога полностью возлагают на лицо, получившее выигрыш. Налогом в 35 % облагается сумма выигрыша, превышающая 4 тыс. руб.;
физ.лица, получающие денежные отчисления от авторских прав за объекты авторского права (изобретения, художественные произведения и т. д.) в качестве наследников;
Физ.лица, чей доход (в форме процентов) от депозитного вклада в банк превысил процентную ставку Центробанка (ЦБ), увеличенную на 5 % при вкладе в рублях и увеличенную на 9 % при вкладе в иностранной валюте.Это значит, что если вы, допустим, 1 декабря 2018 года положили на депозитный счет 50 тыс. руб. под 13 % годовых, ключевая ставка ЦБ в этот момент была 7,5 %, то вы должны будете после получения процентов (дохода), заплатить подоходный налог. Базой налогообложения будет являться разница в сумме между 13 % и (7,5 % + 5 %), т. е. между 13 % и 12,5 % (0,5 %). В нашем примере это 0,5 % от 50 тыс. руб., что составляет 250 руб. НДФЛ по депозитным вкладам составляет 35 %. Таким образом, вы должны будете уплатить налог = 87,5 руб. (35 % от 250 руб.).
Отчитываться по НДФЛ за год придется на месяц раньше. Крайний срок сдачи 2-НДФЛ в 2020 году перенесли на 1 марта. Прежде срок сдачи годовых отчетов был – не позднее 1 апреля.
Также новшество: сдать 2-НДФЛ на бумаге смогут только организации и ИП с численностью физлиц – получателей дохода за отчетный период до 10 человек включительно. Остальные должны будут представлять отчеты только в электронном виде. Прежде на бумаге можно было отчитаться, если количество получателей дохода менее 25 человек.
Еще нужно сказать, что с 2020 года упростили отчетность для организаций с несколькими обособленными подразделениями. Если подразделения либо организация и обособки находятся на территории одного муниципального образования, то с 2020 года можно выбрать одну ИФНС, куда отчитываться по НДФЛ и платить налог. Организация должна будет сообщить о своем решении в инспекцию до 1 января. Сейчас организации обязаны перечислять налог и представлять 2-НДФЛ по месту каждого подразделения.
Отчитаться по новым правилам надо будет уже за 2019 год.
Кто и в какие сроки обязан платить НДФЛ?
НДФЛ обязаны уплачивать те граждане, которые имеют следующие категории доходов:
- Доходы, которые гражданин получает от трудовой деятельности (заработные платы, отпускные и т. д.).
- Прибыль, получаемая владельцем недвижимости от сдачи ее в аренду.
- Со средств, полученных из заграничных источников.
- НДФЛ также облагается выигрыши в лотереях.
- Другие доходы.
Не нужно платить подоходный налог если:
- Была продана недвижимость, находящаяся в собственности более 5 лет.
- Было получено наследство от близкого родственника гражданина.
- От прибыли полученной в результате оформления договоров дарения с близкими родственниками.
Срок оплаты налога напрямую зависит от вида полученного дохода:
- С заработной платы подоходный налог исчисляется непосредственно в день ее получения гражданином. Если выдача наличными – не позднее дня, следующего за отчетным.
- С отпускных и больничных, выплаченных гражданину – НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее конца месяца, в котором была произведена выплата.
- С компенсации за отпуска при увольнении гражданина и заработной платы за последние отработанные дни – уплатить подоходный налог необходимо не позднее дня, следующего за фактическим увольнением.
- Подоходный налог с дивидендов должен быть уплачен в день получения или на следующий за отчетным день.
- НДФЛ с премий, выданных работникам, уплачивается вместе с подоходным налогом с заработной платы.
Как рассчитать налог?
Для грамотного расчета подоходного налога необходимо воспользоваться положениями, изложенными в статье 225 Налогового Кодекса РФ.
Расчет включает в себя несколько этапов:
- В первую очередь следует определить все доходы, имеющие место в отчетном периоде, которые подлежат налогообложению в соответствии с пунктом 3 статьи 225 НК РФ.
- Далее необходимо уточнить действующую ставку налога (в соответствии со статьей 224 НК РФ).
- Следующий этап – исчисление налоговой базы подоходного налога.
- Заключительный этап – расчет налога по формуле, закрепленной в НК РФ. При расчете сумма должна быть округлена до полных рублей, то есть сумма до 50 копеек обнуляется, а превышающая эту отметку – округляется до полного рубля ( в соответствии с положениями пункта 6 статьи 52 НК РФ).
Как получить справку о зарплате
Для того, чтобы получить справку о зарплате, нужно подать письменное заявление лицу, ответственному за этот вопрос. В большинстве случаев это входит в обязанности отдела кадров. В течение трех рабочих дней работодатель должен бесплатно оформить и выдать документ сотруднику. Справка о зарплате может несколько различаться в зависимости от того, с какой целью она требуется. Данные могут быть указаны за 3, 6 месяцев, год или более продолжительный отрезок времени.
В настоящее время не для всех документов, которые популярны у работников, работодателей, во всех других сферах деятельности, разработаны специальные бланки для оформления. Поэтому иногда просьба сотрудника оформить ему нестандартную справку ставит работодателя в тупик. Унифицированной справки о зарплате не существует. Строгому оформлению подвергается только документ по форме 2-НДФЛ.
Если на предприятии имеется утвержденный фирменный бланк, то все справки составляются на этой бумаге. В иных случаях можно воспользоваться обычным листом бумаги формата А4. Но в этом случае в левом верхнем углу обязательно должен присутствовать штамп со всеми необходимыми реквизитами организации, подпись главного бухгалтера и директора предприятия, мокрая печать компании. Также должны присутствовать данные об ИНН и юридическом адресе организации.
Справка о сумме заработной платы содержит сведения, которые являются конфиденциальной информацией. Эти данные охраняются Законом «О персональных данных». Поэтому на руки такой документ можно получить, только написав письменное заявление на имя руководителя компании. Ответственное за это лицо должно отобразить факт выдачи в специальном журнале и взять у сотрудника расписку о получении. На справке нужно отметить исходящий номер, который должен соответствовать порядковому номеру в журнале, а также дату, когда справка была выдана.
Но нужно не забывать о том, что справка о зарплате должна быть подлинная и отображать только достоверные сведения, так как все предоставленные данные легко проверяются.
О каких моментах следует помнить, составляя справку о зарплате говорит специалист в видео. Приглашаем ознакомиться.
Контролирующие и проверяющие инстанции могут затребовать от юридических лиц и предпринимателей множество документов, характеризующих деятельность компании.
Вам остается лишь правильно заполнять и оформлять все эти бумаги, чтобы передать достоверную и полную информацию по таким запросам.
Малые и средние фирмы могут столкнуться с необходимостью предоставить справку о величине фонда оплаты труда на предприятии.
Когда и зачем нужен этот документ?
Какие сведения в нем отображаются и кто их туда вносит? Кто запрашивает данный документ и есть ли отличия между ним и тем, что сообщает о размере зарплаты?
Всегда ли банки требуют справку
Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.
Необходимые документы
Для заполнения декларации потребуется паспорт и ИНН. Если 3-НДФЛ подается только для того, чтобы задекларировать доходы, то предоставление дополнительных документов необязательно.
А вот если заполнение справки 3-НДФЛ было для получения налогового вычета, то прикрепить документы, подтверждающие право вернуть часть ранее уплаченного налога, придется. Список документов для подачи справки 3-НДФЛ напрямую зависит от того, какой это вычет. Например, при покупке квартиры в новостройке, вам нужно приложить:
- договор долевого участия — 1 и 2 страницы;
- акт приема-передачи квартиры или выписку из ЕГРН;
- документы, подтверждающие передачу денег за квартиру;
- справку 2-НДФЛ;
- реквизиты банковского счета, на который будут перечислены деньги.
Дополнительно может понадобиться свидетельство о браке и заявление о распределении долей для вычета, если получать его будет один из супругов.
Если это социальный вычет на обучение, то прикладываются:
- договор на оказание образовательных услуг;
- лицензия;
- документы, подтверждающие оплату обучения.
Перечень документов для каждого конкретного случая можно найти на сайте ФНС — в поиске по сайту наберите «Налоговые вычеты», откройте соответствующую статью и найдите в ней вычет, который вас интересует.
При подготовке отчетности для фискального органа 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, в чем разница между указанными в двух документах сведениями, позволит корректно заполнить требуемые декларации. Вопрос расхождения заключается в разном значении суммарных удержаний по доходам, отраженным в отчетных документах по НДФЛ по причине того, что часть отчислений из фонда заработной платы в одном отчете отражается в отчетном году, а в другом налоговом отчете – сумма перетекает в новый отчетный период.
Налоговое законодательство разъясняет особенности каждого из отчетов и нюансы по возможным расхождениям, согласовав правила заполнения и расчета несколькими предписаниями. Так, например, отдельным письмом фискального органа, выпущенным в 2016 г., установлено, в чем должны сойтись 2-НДФЛ и 6-НДФЛ и указываются соотношения, позволяющие проверить показатели по налоговым отчислениям двух видов отчетностей.
Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:
- НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
- цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).
Куда обращаться за получением декларации
Справку можно получить несколькими способами:
- В налоговой службе. Нужно обратиться в службу по месту жительства и получить ее в бумажном виде.
- На сайте Госуслуги. Можно воспользоваться порталом для формирования, в этом случае документ подается в электронном виде.
- На сайте ФНС. Следует найти нужный раздел и скачать форму для заявления. Также можно использовать программу для заполнения, в этом случае все документы подаются в электронном виде.
- Через посредников. Можно обратиться к специалистам в оффлайн или онлайн. Они заполняют все документы самостоятельно и предоставляют их в налоговую службу.
Особенности получения и кто выдает 2-НДФЛ
В справке отражается вся информация о настоящем доходе гражданина (зарплата), налоги и другие отчисления с конкретного работника, которые выражаются в конкретных цифрах государственной валюты. На работодателя ложиться ответственность за перечисление всех выплат в государственные фонды за каждого наемного сотрудника своей организации.
К особенностям оформления и получения документа относят следующее:
- Получить 2-НДФЛ можно только по месту работы.
- Кроме сведений об обязательных отчислениях, справка должна иметь полные реквизиты организации и быть заверена головной печатью предприятия.
- 2-НДФЛ оформляют уполномоченные сотрудники бухгалтерии.
- В соответствии с нормами закона РФ, работодатель должен предоставить наемному работнику справку 2-НДФЛ не позже, чем через 3 дня после написания заявления.
- Основанием получить справку считается письменное заявление работника с просьбой оформить документ. При этом работник не обязан указывать причины, по которым ему необходимо получение данного документа.
- Устная просьба на выдачу документа не регламентирована Трудовым Кодексом и не может считаться основанием для оформления НДФЛ-2.
Как правильно заполнять
Справка по форме 2-НДФЛ заполняется либо по требованию сотрудника для его личных нужд, либо в ФНС в качестве годовой отчетности. При формировании учитываются годовые данные о полученном заработке, облагаемым налогом на доходы физических лиц. Если документ составляется по требованию сотрудника, то период заполнения ― от начала текущего года (или месяца принятия на работу) до момента настоящего актуального момента.
Новые требования по заполнению справки не предусматривают указывать адрес сотрудника, чьи данные указываются в документе. Ранее это относилось к обязательным реквизитам. Также нет необходимости указывать ИНН работника, если есть сомнения в его подлинности, или он неизвестен. При составлении справки 2-НДФЛ стоит обратить внимание, что некоторые коды доходов и вычетов поменялись. Сведения с некорректными данными делают документ недействительным.
Доходы сотрудника указываются помесячно, отдельно по каждому виду поступлений. Так, если в одном и том же месяца была начислена зарплата и отпускные, то появляются 2 строки с кодировкой 2000 и 2012 соответственно, где отражаются полученные суммы. Вычеты также учитываются отдельно по каждому виду.
Итоговые данные в документе (раздел 5) должны быть следующими:
- Общая сумма дохода, включая все налогооблагаемые выплаты (зарплаты, больничные, компенсации и прочие)
- Налогооблагаемая база, определяемая как разница между суммарным доходом и вычетами
- Исчисленный, удержанный с заработной платой работника и перечисленный в бюджет налог. Все 3 показателя должны принимать одинаковое значение.
Справка подписывается налоговым агентом ― работодателем, ответственным за правильность начисления. Использовать печать нет необходимости.
Для чего нужна справка 3-НДФЛ
Декларация по форме 3-НДФЛ — это утверждённый налоговый отчёт о доходах физического лица. Налогоплательщики должны заполнять и сдавать в органы ФНС такую справку с указанием полученных за предыдущий год доходов. На основании этого документа налоговая служба исчисляет размер налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и контролирует его уплату.
В том числе это требование относится к лицам следующих категорий:
- официально зарегистрированные ИП, применяющую общую систему налогообложения;
- специалисты, ведущие частную практику — нотариусы, адвокаты и т.д;
- резиденты РФ, получающие доходы от иностранных источников;
- частные лица, сдающие в аренду недвижимость или другое имущество;
- граждане, работающие на себя, которые официально не зарегистрировали самозанятость;
- граждане, которые получают оплату за выполненную работу по договорам гражданско-правового характера;
- лица получившие выигрыш в лотерею или другие доходы, не связанные с оплатой труда.
Требования по срокам подачи отчёта по форме 3-НДФЛ определяются целью его предоставления.
| Цель предоставления отчёта | Срок предоставления |
|---|---|
| Декларирование полученных доходов для расчёта суммы налога | Не позднее 30 апреля года, следующего за отчётным. |
| Получение налогового вычета | Не устанавливаются требования по срокам. Однако учитывайте, что получение вычета возможно только в течение 3 лет после факта возникновения права на него. |