Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Складской учет: основы организации складского учета в магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
- за средства человека, отвечавшего за изделия;
- если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Автоматизация складского учета
Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.
Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:
- риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
- отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
- так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.
Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:
- Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
- Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
- Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
- Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.
Что включает в себя документооборот на складе
Каждое передвижение товара на складе фиксируют документально. На каждом этапе передвижения используются свои документы.
| Документ | Характеристика |
|---|---|
| Приём товара | |
| Накладная от поставщика | Сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад. |
| Приходная накладная | Оформляется на основании накладной от поставщика. |
| Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т | Необходима для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приёма-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке. |
| Приходный складской ордер М-4 | Оформляется кладовщиком по итогу рабочей смены и включает в себя всю поступившую продукцию. |
| Акт о приёмке материалов М-7 | Нужен для подтверждения, что товар поступил не в полном объёме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию. |
| Акт о приёмке товаров ТОРГ-1 | Подтверждает, что товар прошёл проверку на качество, количество, массу и комплектность. |
| Хранение товара | |
| Товарный ярлык ТОРГ 11 | Отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись. |
| Карточка учёта М-17 | Предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учёта на основании приходных документов |
| Перемещение товаров | |
| Требование-накладная М-11 | Нужна для перемещения между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передаётся принимающей стороне. |
| Накладная на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13 | Отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры. |
| Выбытие товаров со склада | |
| Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 | Если товар или материалы передают на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют этот документ с указанием количества и цены. |
| Товарная накладная ТОРГ-12 | Применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя. |
| Акт о списании ТОРГ-16 | Составляется, если выбытие происходит по причине порчи. |
Кто обеспечивает работу склада
Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:
- заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
- кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
- грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
- младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.
Как вести складской учет
Нет универсальной методики для ведения складского учета. В зависимости от объема номенклатуры используют один из 4 способов:
- Номенклатурный. Подойдет для компаний с небольшим ассортиментов товаров, так как не предусматривает деление ассортимента на группы. На каждую позицию товара заводится новая карточка.
- Сортовый. Вся номенклатура объединяется в группы и подгруппы, учитывая отдельные товарные позиции. Осложняется различными единицами измерения.
- Партийный. Может быть как основным, так и дополнительным методом, удобен оптимизацией проведения расчетов с поставщиками.
- Партийно-сортовый. Продукция принимается попартийно, затем каждая партия разделяется по сортовому методу.
Правила складского учета
Вне зависимости от размеров организации и ее деятельности алгоритм складского учета не будет сильно отличаться. Рекомендации, которых стоит придерживаться:
- Продукция от поставщика доставляется со всеми сопроводительными документами.
- Информация в накладных проверяется с помощью ТСД.
- Заполняется журнал регистрации.
- Товар отправляется на склад и готовятся приходные накладные.
- При перемещении со склада оформляется накладная ТОРГ-12.
- Товары продаются только через кассу, после продажи формируется фискальный чек.
- В конце смены создается приходный кассовый ордер на всю принятую продукцию.
- При передачи смены распечатываются инвентаризационные сведения и ревизия.
Ведение складского учета
Определить единственный и универсальный способ невозможно. Специфика учета зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Для этого используются следующие методики:
- номенклатурная, которая не предполагает деление на группы. У всей продукции есть своя индивидуальная карточка. Подходит и для небольшого ассортимента;
- сортовая основана на проведении группового и подгруппового объединения, при этом учитываются отдельные позиции товаров;
- партийная – может быть и главным, и вспомогательным методом. Отличается удобством проведения расчетов с поставщиками;
- в партийно-сортовом принятые товары учитываются попартийно, после чего поставки разделяются путем использования сортовых методов.
Основные складские операции в магазине
Выделяют несколько базовых процессов, которые проводятся в компании:
- оприходование товаров от поставщиков с дальнейшим пересчетом;
- проверка сопроводительного документооборота;
- введение информации в установленные формы – в базу данных на компьютере или на бумаге;
- отправка товаров заказчику или в торговый зал;
- заполнение специальной формы сведениями об отгруженном товаре;
- проведение инвентаризации;
- уведомление бухгалтерии об изменениях;
- списание в случае порчи или недостачи;
- внесение корректировки в товарные параметры.
Накладные в складском учете
Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.
Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.
Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.
В связи с большими запасами материальных ценностей на предприятиях важным является постановка складского и бухгалтерского учета материалов.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. Учет движения материалов осуществляется в следующем порядке:
-
при поступлении материалов на склад кладовщик проверяет соответствие их фактического наличия данным документов поставщика. Если нет расхождений, то он выписывает приходный ордер. Материалы можно приходывать на основании документов поставщика, на которых ставится штамп с реквизитами приходного ордера. Если есть расхождения с документами поставщика, то составляется Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Если материалы поступают от подотчетного лица, то они приходуются на основании авансового отчета и прилагаемых к нему документов. Материалы могут поступать сразу в соответствующие подразделения организации, минуя склад (транзитом). В этом случае проставляется отметка в документах поставщика и приходных документах соответствующего подразделения;
-
на основании приходных и расходных документов кладовщик заполняет Карточки учета материалов, которые открываются в начале года в бухгалтерии, регистрируются и передаются на склад. При поступлении каждому наименованию, сорту и марке материалов присваивают специальное обозначение — номенклатурный номер. Карточка учета материалов открывается на каждый номенклатурный номер. Затем номенклатурные номера заносятся в специальный реестр, который называетсяноменклатурой-ценником.В номенклатуре-ценнике, кроме названия и номенклатурного номера, указывают цену и единицу измерения материала. Таким образом, номенклатура-ценник представляет собой систематизированный перечень всех используемых материалов с указанием их стоимости и единицы измерения;
-
по мере совершения операций кладовщик делает в записи в карточках учета материалов и после каждой операции выводит остаток. Допускается ведения учета на складе в Книге складского учета, которая открывается в бухгалтерии. При небольшой номенклатуре материалов можно вести месячные материальные отчеты, в которых имеются реквизиты карточек складского учета;
-
периодически бухгалтер проверяет правильность и полноту записей в карточках и подтверждает остатки своей подписью;
-
в установленные сроки кладовщик передает все приходные и расходные документы склада по реестру в бухгалтерию.
В обычном порядке учет материалов одновременно ведется на складе и в бухгалтерии,поэтому ведение учета наличия и движения материалов зависит от выбранногометода учета материалов, которая устанавливает порядок и последовательность ведения учета материалов на складе и в бухгалтерии. Существуютдва основных методаучета материалов:
-
количественно-суммовой;
-
сальдовый.
Материальная ответственность
По ходу статьи было очень много сказано о ходе проверок как документации, так и самого товара. Теперь коснемся темы материальной ответственности лиц, работающих на складе.
Материально-ответственным лицом считается работник, который осуществляет приемку товара на складе, либо лицо, получившее доверенность на проведение приемки. С юридической точки зрения, такой работник несет полную материальную ответственность за продукцию, находящуюся на складе. Сотрудник возмещает, в случае хищения или порчи имущества, убытки работодателю в полном размере, либо в размере ежемесячной заработной платы (статья 241 ТК РФ).
Важно понимать, что в трудовом договоре с таким сотрудником должен быть прописан пункт о несении им материальной ответственности. Это положение прописывается либо непосредственно в самом договоре, либо в дополнительном соглашении.
Такие меры обезопасят вас и вашу компанию от убытков и неприятных последствий в виде испорченной репутации в сфере бизнеса.
Актуальность автоматизации склада
Автоматизация работы склада готовой продукции проводится компаниями для упрощения контроля за движением товаров. Благодаря автоматизации можно знать количество каждого артикула, подсчитать остатки, запланировать заказ продукции. Автоматизация особенно нужна, если увеличивается ассортимент продукции, растут объемы поставок.
Основные задачи работы склада:
- Накопление необходимого объема готовой продукции.
- Обеспечение безопасного хранения товаров.
- Ускорение погрузочно-разгрузочных работ.
- Рациональное использование площади склада.
- Организация доставки продукции по адресам получателей.
- Подготовка сырья к производству.
- Эффективное использование отходов, отправка их на переработку.
- Учет поступления и расхода товара на складе, оформление соответствующих накладных.
С развитием предприятия товарооборот растет, поэтому на склад возлагаются дополнительные требования:
- Нужно в короткие сроки принять, обработать и выполнить заказ.
- Работать с клиентами.
- Гарантировать максимально быстрое движение продукции по складу для погрузки и отгрузки.
Это только часть тех действий, которые возложены на складское помещение. Некоторые компании дают складам больше обязанностей.
Документация для складского учета
Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.
Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.
| № п/п | Название документа | Какую операцию с МПЗ он отражает | |
|---|---|---|---|
| 1 | Акт по форме МХ-1 | При приеме товарно-материальных ценностей на хранение | |
| 2 | Акт по форме МХ-3 | При возврате ранее сданных на хранение активов | |
| 3 | Складское свидетельство | Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение | Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства |
| 4 | Складская квитанция | Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие | |
| 5 | Доверенность по форме М-2 или М-2а | Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия | |
| 6 | Приходный ордер по форме М-4 | Учет МПЗ, поступивших от поставщиков | |
| 7 | Акт приемки активов по форме М-7 | Все сведения об активе, только что поступившем на склад | |
| 8 | Лимитно-заборная карта по форме М-8 | Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства. | |
| 9 | Накладная-требование по форме М-11 | Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями | |
| 10 | Накладная по форме М-15 | Сопровождает отпуск ценностей другим организациям | |
| 11 | Учетная карточка по форме М-17 | Учет материальных ценностей внутри склада | |
| 12 | Акт приходования по форме М-35 | Сопровождает демонтаж основных средств |