Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап третий — приказ о приеме на работу
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Во время зачисления новых сотрудников кадровики нередко имеют дело с особыми случаями. Например, при заключении договора с несовершеннолетними работниками, иностранцами или при оформлении вакансии по совместительству, есть ряд нюансов:
- Прием на работу иностранцев. Приезжим гражданам, которые не имеют виз, требуется патент на трудовую деятельность. Зачисление по этому допуску возможно только в том регионе, где он был получен. Если иностранец пребывает в России по визе, то готовится специальное разрешение из МВД.
- Устройство по совместительству. Изучается предоставленная работником справка с основного места труда.
- Работа с несовершеннолетними. Требуется обязательное прохождение медосмотров и разрешение родителей.
В остальных случаях процедура приема происходит по стандартной схеме. Наниматель обязан заключить договор, издать приказ и сделать записи в трудовой книге.
Регламент приема на работу совместителей
Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).
У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.
В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.
|
Внимание! Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю. |
Отказ в предоставлении работы
При нежелании соискателя вакансии представить все требуемые документы, скорей всего в рабочем месте ему откажут. Даже если, по его словам, он первоклассный специалист, но предъявить подтверждение профессиональных навыков отказывается, то на предприятии могут принять решение не рисковать лишний раз, а рассмотреть другую кандидатуру. Запись в трудовой книжке о невозможности заниматься определёнными видами деятельности также не допустит получения таких видов работ. Тем не менее, при предоставлении всех необходимых документов, соискатель может быть не принят на желаемую работу. Отказ руководителя организации принимать работника на работу может быть вызван и необъективными причинами. Например, кажущееся несоответствие физических и психологических критериев. Но считается, что это уважительная причина отказа. И соискатель рабочего места должен быть готов к такому повороту событий.
Специфика определения порядка
Порядок приема на работу — это совокупность норм и процедур, представленных в широком спектре разновидностей. Под термином «порядок» может пониматься некий алгоритм действий кадровика или же, например, критерии, обусловливающие возможность оформления кандидата на должность. В их наличии HR-специалист должен удостовериться. Как правило, и та и другая разновидность порядка предполагают обращение к регулирующим нормам трудового законодательства.
Общая для многих работодателей схема принятия новых сотрудников обычно включает оба вида активностей. Сначала HR-специалист изучает профиль кандидата, в ряде случаев принимает решение о том, чтобы выбрать его из числа других претендентов на должность. После этого он реализует собственно порядок приема на работу, предусматривающий следование алгоритмам, закрепленным на уровне тех или иных источников права.
Есть мнение, что под «порядком», о котором идет речь, следует понимать только второй тип активностей кадровиков. В этом смысле многие HR-специалисты предпочитают определять эту процедуру как порядок оформления приема на работу. Основной объем активностей кадровика в этом случае будет сосредоточен на работе с документами. Этап, предусматривающий исследование профиля кандидата (включая принятие решения о выборе конкретного специалиста на конкурсную должность), многими аналитиками не относится к группе задач, отражающих порядок приема граждан на работу.
Но если следовать точке зрения, по которой соответствующие алгоритмы рассматриваются в рамках более широкой интерпретации, то первый этап взаимодействия сотрудника и компании-работодателя будет сводиться к определению возможности допуска человека к заключению контракта. Изучим данный аспект подробнее.
Оформление трудового договора
Перед тем как начать работать каждый работник оформляет трудовой договор, составленный согласно норм трудового кодекса РФ. Он заключается в количестве двух экземпляров в письменной форме. При этом один вариант выдается работнику на руки, а второй остается в компании.
Главная цель трудового договора оговорить все важные и спорные вопросы, которые могут возникать во время работы. Перед подписанием внимательно прочтите весь документ от начала до конца, и проясните с работодателем все непонятные моменты.
Случаются ситуации, когда работник экстренно приступил к выполнению своих должностных обязанностей, но трудовой договор не был подписан. В таком случае компания обязана составить бумаги и предоставить их на подпись в течение 3 рабочих дней. В это время работнику уже начисляется заработная плата.
Нормативное регулирование трудоустройства
Процедура устройства на работу регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовым кодексом Российской Федерации. В 10 и 11 главах подробно описано, каким образом заключается трудовой договор, оформляются новые сотрудники, а также содержится перечень необходимой для оформления на работу документации;
- Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ утверждает форму трудовой книжки, являющейся основным документом персонального учета сотрудника;
- Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В нем содержится перечень инструкций, в соответствии с которыми заполняются сведения о работе и сотруднике: увольнении, перемещениях на работе, поощрениях.
Важно! Оформляя работника, работники кадровой службы обязаны строго следовать требованиям закона. Несоблюдение норм, прописанных в официальной документации, может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.
Особенности оформления на работу генерального директора
Законом при устройстве на работу установлены одинаковые правила для всех граждан вне зависимости от того, кем они собираются работать. Но в случае с оформлением на должность генерального директора имеются определенные нюансы.
Вначале осуществляются определенные процедуры, касающиеся выбора кандидата на должность руководителя и его последующего назначения, а после этого производится представление документации, обязательной для занятия поста гендиректора. Срок, на который предусмотрено заключение трудового договора, определяет устав компании.
Важно! Документация, представляемая претендентом на должность генерального директора при устройстве на работу
| Обязательные | Необязательные (но запрашиваемые в ряде случаев) |
| Паспорт | Прописка |
| Трудовая книжка | Справка о доходах |
| Военный билет | Характеристики с предыдущих мест трудоустройства |
| Документ, подтверждающий образование | Справка о медобследовании |
| СНИЛС | Справка, на основании которой рассчитываются больничные выплаты |
Трудоустройство студентов
При трудоустройстве студентов дневной формы обучения вначале оформляется ТД. Он может быть оформлен как на неопределенный, так и на конкретный срок (но не превышающий 5-ти лет).
На заметку! Обычно стороны заключают срочное соглашение.
Нюансы трудоустройства студента:
- обязателен учет возраста претендента. Заключение трудового соглашения возможно только с лицами, достигшими шестнадцатилетия;
- законодательство устанавливает определенные ограничения для сотрудников, не достигших восемнадцатилетия, в связи с этим они могут заниматься далеко не всеми видами трудовой деятельности;
- предусматривается врачебный осмотр, оплачиваемый нанимателем;
- для граждан, не достигших восемнадцатилетия, недопустимо установление испытательного срока;
- для студентов предусмотрена работа в течение полного или неполного рабочего дня. Не достигшие 18 лет лица могут трудиться не больше 7 часов в сутки. Лица, достигшие восемнадцатилетия, могут просить о неполном рабочем дне по своему усмотрению;
- студентов заочной формы обучения обычно принимают на должность по общим правилам.
Знайте! На студентов в полном объеме распространяются положения, закрепленные в трудовом законодательстве.
Все документы должны быть оформлены так же, как и для вышеперечисленных категорий работников.
Предоставление на новое место работы трудовой книжки – прямая обязанность сотрудника. Если гражданин устраивается на работу впервые, трудовую книжку ему заводит работодатель. В документ вносится запись в строго установленном порядке: название организации, дата заполнения, должность на которую оформляется работник, дата и номер приказа о приеме на работу. Печать организации на данной записи не ставится.
Регистрация всех трудовых книжек фиксируется в Книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Ставим нового работника на учет в сторонних организациях
Работодатель о появлении в организации нового сотрудника обязан уведомить следующие органы:
- военкомат (если сотрудник является военнообязанным);
- налоговую инспекцию;
- службу судебных приставов (если сотрудник предоставил исполнительный лист по уплате долга);
- миграционную службу (если сотрудник иностранный гражданин);
- банк (если в организации есть зарплатный банковский проект).
Документы для оформления
Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:
- паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
- свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
- трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
- если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
- документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
- документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.
В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.
Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.
Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.
Прием на работу — казалось бы, что тут сложного? Ведь и Трудовой кодекс РБ (далее — ТК) подробно регламентирует данный процесс, и комментариев по этому поводу достаточно. И все равно должностные лица Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, начиная проверку, находят нарушения.
Рассмотренный в статье поэтапный алгоритм предусматривает подробный порядок действий, который поможет не допустить ошибок при приеме на работу и избежать нарушений в данной процедуре.
ТК предусматривает 2 различных порядка приема на работу в зависимости от того, предшествует фактический допуск к работе письменному оформлению трудовых отношений или нет. Ситуация, когда работник допущен к работе без письменного оформления, — скорее исключение, чем правило. Поэтому рассмотрим классический порядок приема на работу, когда трудовой договор стороны заключают и подписывают до фактического допущения к работе. Итак, все собеседования пройдены, достойный кандидат отобран, устная договоренность о работе достигнута. Начинаем оформление.
Поэтапный порядок приема на работу
Разделим процедуру приема на работу на этапы, которые в свою очередь рассмотрим в виде алгоритмов кадровых действий для подробного анализа и правильного оформления. Итак, поэтапный порядок приема на работу может выглядеть следующим образом:
Шаг 1. Направление кандидата на медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством.
Шаг 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов
Шаг 3. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами нанимателя, связанными с его трудовой деятельностью
Шаг 4. Оформление трудового договора в письменной форме
Шаг 5. Издание приказа о приеме на работу
Шаг 6. Проведение инструктажа по охране труда
Шаг 7. Оформление личной карточки работника
Шаг 8. Допущение работника к работе
Шаг 9. Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени
Шаг 10. Оформление личного дела работника, если ведение личных дел предусмотрено нанимателем
Шаг 11. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника
Шаг 12. Воинский учет
На практике оформление личной карточки работника (этап 7), личного дела (этап 10), документов по воинскому учету (этап 12) и внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника (этап 11) часто происходит после допущения работника к работе. В этом нет никакой ошибки, как и в оформлении их до его допущения к работе. Необходимо лишь соблюдать сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами для оформления данных документов.
Итак, рассмотрим каждый этап приема на работу в виде пошагового алгоритма кадровых действий.
Этап 1. Направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством
Обратите внимание, что предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет нанимателя.
Так, обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить:
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
— лица моложе 18 лет;
— лица, претендующие на должности (профессии), подпадающие под факторы, работы, указанные в приложениях к Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Минздрава РБ от 28.04.2010 № 47 (далее — Инструкция о медосмотрах), а именно:
Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с указанными перечнями.
Отметим, что помимо предварительного медицинского осмотра законодательством для некоторых категорий работников при поступлении на работу предусмотрен обязательный наркологический осмотр.
Также в ряде случаев при поступлении на работу требуется прохождение обязательного психиатрического освидетельствования. Например, его должны проходить лица, претендующие на работу, связанную с источниками повышенной опасности, работающие в условиях повышенной опасности.
Итак, приведем алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование).
Алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование)
Шаг 1. Оформите направл��ние на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).
В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются:
Причины направления кандидата на медосмотр;
— вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать на него воздействие в процессе работы.
В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Переч¬нем медицинских психиатрических противопоказаний.
Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляют на бланке письма организации.
Образец направления на предварительный медицинский осмотр смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 2. Подпишите и зарегистрируйте направление на медицинский осмотр.
После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем нанимателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.
Шаг 3. Выдайте кандидату на работу направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).
Медицинский осмотр (обследование) проводится с момента обращения лица. Отметим, что срок прохождения работником предварительного медицинского осмотра законодательством не установлен, поэтому определите срок прохождения по взаимной договоренности в разумных пределах.
Шаг 4. Получите от кандидата на работу медицинское заключение и оцените его результаты.
Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается справка, срок выдачи которой — 1 день после прохождения медицинского осмотра.
Оформление иностранных работников
Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.
Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.
Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.
При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).
После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.
Оформление документов пи приеме на работу
Порядок приема на работу включает в себя оформление обязательных документов:
- в первую очередь прием на работу оформляется трудовым договором. Трудовой договор – это основной документ, который регулирует взаимоотношения между сторонами трудовых отношений. Его форма не устанавливается законодательно (если вы не малое предприятие, и не используете типовой трудовой договор), но ТК РФ указывает, какие реквизиты должны быть в нем указаны (статья 57).
- приказ о приеме на работу. Подписывается только после оформления договора, который и служит основанием для его издания. Приказ обычно составляют в унифицированной форме Т-1 либо т-Т-1а. Но компания вправе использовать и свои формы распорядительных документов.
- личная карточка (форма Т-2). Ее ведение не регламентируется ТК РФ, но обязательность ее наличия определяется Правилами ведения трудовых книжек, где указано, что все записи должны быть продублированы в личной карточке работника.
- трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работника. Если у работника, по какой-либо причине она отсутствует, работодатель обязан завести новую. Но бланк книжки оплачивает работник.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.